Правила формального письма на английском

В английском языке существует ряд соглашений по правилам написания формального или делового письма. Кроме того, вы должны стараться писать настолько коротко и понятно насколько это возможно, и не делать письмо длиннее, чем это необходимо. Не используйте в письме не формальную речь, например сокращения.

1) Адрес
Обратный адрес следует писать в правом верхнем углу письма.

2) Адрес получателя
Адрес получателя необходимо писать слева, начиная ниже обратного адреса.

Дата:
Дату можно писать как на правой, так и на левой стороне сразу после адреса получателя. При этом название месяца следует писать прописью.

Приветствие:
1) Dear Sir or Madam, - используйте этот оборот, если вы не знаете, кому пишите. Однако рекомендуется все-таки выяснить имя получателя.
2) Dear Mr Smith, - если вы знаете имя получателя, используйте обращение (Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, и т. д.) и фамилию. Если вы пишите женщине и не знаете ее семейного положения вместо Mrs и Miss используйте в обращении Ms? которое относится к замужним и не замужним женщинам.

Заканчивая письмо:
1) Yours Sincerely - если вы знаете имя получателя, используйте это вариант.
2) Yours Faithfully - если вы не знаете имя получателя, используйте это вариант.
Подпись:
Поставьте в конце свою подпись и ниже напишите свое имя. Если человек, которому вы пишете, может не знать мужчина вы или женщина, поставьте в скобках после имени обращение (Mrs, Mr, Ms or Miss, Dr, и т. д.)

Содержание письма
Первый абзац
В первом абзаце следует коротко изложить цель письма - вопрос, жалоба, просьба и т. д.
В последующих абзацах необходимо последовательно изложить относящуюся к причине написания письма информацию в краткой понятной и логически стройной форме.
Последний абзац
В последнем абзаце напишите, чего вы ожидаете от получателя письма - возместить убытки, выслать информацию и т. п.

Аббревиатуры, используемые в письме
Следующие аббревиатуры широко используются при написании формальных и деловых писем:

asap = as soon as possible - как можно скорее
cc = carbon copy (когда вы рассылаете несколько копий письма разным получателям, используйте это сокращение, что бы поставить их в известность)
enc. = enclosure - приложение (когда вы вкладываете другие бумаги в ваше письмо)
pp = per procurationem (латинская фраза, используемая, когда вы пишете письмо в интересах третьего лица, если он не может сам подписать письмо и т. п.)
ps = postscript (если вы хотите что-то добавить, после того как написали и подписали письмо)
pto (informal) = please turn over (что бы дать знать получателю, что письмо придолжается на другой стороне листа)
RSVP = please reply - пожалуйста, пришлите ответ